Apa Saja yang Perlu Dipersiapkan oleh Kita Management untuk Menjalankan Event Reuni AKABRI bASe 99?

Sebagai event organizer, Kita Management memahami betapa pentingnya perencanaan matang untuk acara sebesar reuni AKABRI bASe ‘99.  Suksesnya acara ini bukan hanya soal menghadirkan para alumni, tetapi juga menciptakan pengalaman tak terlupakan yang mencerminkan kebersamaan dan kehormatan institusi.  Berikut persiapan yang perlu dilakukan:

I.Tahap Perencanaan:

-Formulasi Tim dan Peran:  Kita Management membentuk tim yang solid dengan pembagian tugas yang jelas.  Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas :

– Komunikasi:  Memberikan pengumunan penting kepada peserta, melakukan meeting dengan client agar acara berjalan sesuai dengan ekspetasi para peserta.

– Logistik:  Menangani venue, survei tempat berlangsungnya acara H-1 bulan sebelum acara, akomodasi, konsumsi, dan transportasi.

– Hiburan:  Mengatur acara hiburan seperti Tarian Kolaborasi Nusantara yang ditampilkan oleh para Taruna dan Taruni, turut mengundang artis Ibukota seperti Ndarboy Genk dan juga homeband yang telah disediakan oleh Kita Management.

– Dokumentasi:  Memastikan tim dokumentasi dapat mengambil foto atau video momen penting dalam acara tersebut tanpa merusak suasana berlangsungnya acara.

– Keuangan: Menentukan anggaran secara rinci dan transparan, termasuk biaya venue, konsumsi, hiburan, dokumentasi, dan operasional lainnya.  Mengatur anggaran keuangan yang sudah ditentukan dari segi pengeluaran dan laporan keuangan kepada client secara transparan dan terperinci.

– Produksi : Memproduksi bahan untuk dekorasi venue dan mendekorasi venue seusai dengan keinginan dan ekspetasi client.

– Susunan Acara:  Membuat susunan acara yang terstruktur dan menarik, termasuk sambutan, sesi kenangan, hiburan, renungan suci dan sesi foto bersama.  Sesuaikan dengan durasi acara dan preferensi para alumni.

– Multimedia: Menyiapkan kebutuhan seperti bumper, video singkat tentang AKABRI bASe ‘99 , video penghormatan kepada rekan-rekan yang telah mendahului dan kebutuhan lainnya sesuai dengan permintaan client.

– Undangan :  Membuat undangan resmi yang elegan dan informatif .

II.Tahap Pelaksanaan:

-Koordinasi Venue:  Melakukan koordinasi dengan pihak venue terkaitacara yang akan berlangsung. Menyiapkan dan memastikan sound, lighting

-Pengadaan Logistik:  Menyiapkan semua kebutuhan logistik, mulai dari konsumsi, perlengkapan acara  hingga menyediakan dan menyiapkan pin yang akan dibagikan kepada seluruh peserta alumnisesuai dengan Matra masing-masing peserta. Memastikan kualitas dan kuantitas sesuai dengan jumlah peserta secara merata

-Penyediaan Dekorasi: Memastikan dekorasi tetap aman dan tetap presisi serta memastikan dekorasi tidak membahayakan para peserta alumni

-Mulmedia Acara : Mengatur dan memastikan video atau bumper yang diputar sesuai dengan tata acara saat berlangsugnya acara

-Pengaturan Hiburan:  Mengatur semua detail hiburan, termasuk koordinasi dengan para taruna dan taruni, artis dan homeband yang telah disediakan oleh Kita Management. Memastikan alur acara hiburan berjalan lancar dan menghiburpara peserta alumni.

-Dokumentasi Acara:  Memberi arahan kepadatim dokumentasi yang profesional untuk mengabadikan momen-momen berharga selama acara berlangsung.Memastikan bahwa tim dokumentasi dapat mengambil momen-momen berharga tanpa merusak suasana berlangsungnya acara.

-Pengelolaan Keuangan:  Memantau pengeluaran dan pemasukan secara ketatdan terperinci.  Membuat laporan keuangan yang transparan dan akurat.

 

III. Tahap Pasca Acara:

 

-Evaluasi Acara:  Melakukan evaluasi menyeluruhkepada tim terhadap berjalannya acara, termasuk poin-poin yang berjalan baik dan yang perlu diperbaiki untuk acara di masa mendatang.

-Penyampaian Laporan:  Menyampaikan laporan acara kepada panitia dan para alumni, termasuk laporan keuangan dan dokumentasi acara.

-Distribusi Dokumentasi:  Memilah dan memilih filefoto dan video acara kepada para alumni sebagai kenangan.

 

Dengan persiapan yang matang dan kerjasama tim yang baik, Kita Management dapat menyelenggarakan reuni AKABRI bASe ‘99 dengan sukses dan berkesan bagi seluruh alumni.

 

Tunggu apa lagi?

Segera hubungi kami untuk konsultasi acara mu.

Contact Person 1 : 0813-9191-7171

 

Contact Person 2 :

0812‑8101‑2737